ASSISTANT.E OPÉRATIONNEL.LE - OFFICE MANAGER
Gagnez en sérénité et en efficacité dans votre quotidien d’assistant.e !
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Formation créée le 05/02/2025.
Version du programme : 1
Programme de la formation
En tant qu’Assistant.e Opérationnel.le ou Office Manager, vous êtes le véritable chef d’orchestre de votre organisation. Jongler entre les urgences, les demandes multiples, la gestion administrative et la coordination des projets peut vite devenir un défi. Comment gagner en sérénité, structurer son travail et mieux gérer les priorités tout en répondant aux attentes de son manager et de son équipe ? Cette formation a été spécialement conçue pour répondre aux besoins concrets des assistantes : -Mieux gérer son temps et ses priorités sans stress -Gérer les sollicitations sans culpabiliser -Structurer son organisation et optimiser son suivi administratif -Gagner en assurance et s’affirmer face aux interlocuteurs internes et externes -Piloter efficacement des projets -Utiliser l'intelligence artificielle et les bons outils numériques pour gagner du temps À travers des ateliers pratiques, des études de cas et des échanges avec des pairs, vous apprendrez des méthodes simples et opérationnelles pour gagner en efficacité et en confiance. L’objectif ? Vous permettre de travailler plus sereinement, avec une meilleure maîtrise de votre rôle et des attentes de votre entourage professionnel.
Objectifs de la formation
- Communiquer et affirmer sa posture professionnelle
- Perfectionner son organisation et sa gestion du temps
- Optimiser sa gestion administrative et ses suivis de dossier
- Construire et analyser des tableaux de bords
- Gérer des Projets
- Identifier et utiliser les outils IA et numériques pour améliorer son efficacité
Profil des bénéficiaires
- Assistant.e opérationnel.lle, assistant.e de direction et office manager, débutante ou expérimenté.e souhaitant se perfectionner dans son rôle.
- Connaissance basique des logiciels de TTX – Tableurs et Présentation
- Un outil informatique et une connexion internet est nécessaire pour accéder à la plateforme et en cas de formation en distanciel
Contenu de la formation
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Communication et posture professionnelle
- Mieux se connaître pour mieux communiquer (Profil DISC – gestion des émotions)
- Communication interne et affirmation de sa posture professionnelle
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Optimiser son organisation de travail
- Quel est mon rôle, quelle est ma mission au sein de l'organisation ?
- Auto-évaluer ses pratiques professionnelles sur la base de ses missions
- Identifier les axes d’amélioration et mettre en place un plan d’action
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Optimiser sa gestion du temps
- Identifier son rapport au temps
- Repérer les voleurs de temps
- Savoir dire « non » intelligemment, temporiser les demandes et déterminer les degrés d’urgence et d’importance
- Comprendre et anticiper les attentes de son manager
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Optimiser sa gestion administrative
- Organiser et optimiser les documents et données : RGPD, sécurisation des données, organiser le classement des informations, assurer la traçabilité…
- Respecter la réglementation et la confidentialité : Suivi administratif des dossiers du personnel
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Élaborer et actualiser les tableaux de suivi
- Collecter les données chiffrées dans différentes sources ou auprès d'autres collaborateurs
- Connaître, exploiter et actualiser les différents tableaux de suivis
- Vérifier la cohérence du résultat avec l'objectif recherché et mettre en évidence les éléments significatifs
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Gérer des projets
- Préparer, organiser, planifier un projet
- Gérer le projet, mettre en place une veille informationnelle et clôturer le projet.
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Intelligence artificielle et outils numériques pour les assistant.e.s
- Découverte de l’IA dans l’assistanat (chatbots, outils de synthèse, automatisation, outils de tableaux de bord)
- Atelier : optimiser son travail avec l’IA
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Oral à blanc et présentation du projet individuel
Catherine Courtois - Responsable Pédagogique
- Entretien tripartite avec le management
- Questionnaire de positionnement du bénéficiaire
- Feuilles de présence
- Travail autour d'un projet individuel "Fil Rouge" à mettre en place au sein de l'entreprise du bénéficiaire. Ce projet sera présenté en fin de formation devant un jury d'évaluation.
- Questionnaire d'évaluation à chaud en fin de formation avec auto-évaluation du bénéficiaire sur les objectifs pédagogiques de la formation pour évaluer sa progression
- Évaluation de l'atteinte des objectifs du bénéficiaire par le/les formateur(s) en fin de formation
- Certificat de réalisation de la formation remis en fin de parcours
- Accès à une plateforme numérique Extranet pour les supports pédagogiques et un espace d'échange avec l'équipe pédagogique. Un support technique est disponible en cas de difficulté
- Supports pédagogiques
- Les études de cas : sujets fournis par l’entreprise pour une montée en compétences sur le poste de travail et dans son quotidien.
- Jeux pédagogiques sous format de puzzle à reconstituer ou de mise en situation pour faciliter la prise en main et l’ancrage
- Travail en sous-groupe en mode projet pour apprendre à travailler en équipe et savoir se répartir les tâches et missions et présenter une restitution à l’oral
- Jeux de rôle pour la posture face aux divers interlocuteurs internes ou externes